[數位工作力#1] 如何做好名片管理?


如果要問上班族平常會遇到哪些困擾,我相信──該怎麼做好該死的名片管理,肯定名列前茅。

人在江湖飄,哪有不挨刀交換名片的道理?但問題是換來一大堆名片,又該如何管理、收納呢?收納可能還算簡單,我們都看過很多的業務員或記者朋友,直接用橡皮筋捆起一疊又一疊的名片,然後就扔在抽屜深處。如果講究一點的話,當然也可以買幾個名片盒或名片簿來存放。

但是,名片管理該怎麼辦呢?

老實說,在職場行走的這些年,大概除了請秘書代勞這一招還沒用過,其他的方法我幾乎都試過了!舉凡是用名片掃瞄機或App來管理,或是用手機拍照,甚至是一律存放在Evernote或Google的雲端資料庫裡,這些事情我都經歷過!整理名片不但辛苦又曠日廢時,往往也難以持久。

不知道你有沒有類似的經驗?明明都已經花時間整理歸檔了,卻在要緊的時候還是找不到聯絡人的資料!

瞧,這是不是辦公室裡常見的場景呢?

我還記得以前任職媒體的時候,有位資深記者還曾發動全編輯部的同仁幫忙,大夥兒扔下手邊的工作,開始從數千張的名片中逐一過濾,只為了找到多年前的某個採訪對象的聯絡方式。

這個經驗實在太慘痛,到今天還印象深刻!前幾年趕上App流行的風潮,我甚至想過開發一個人脈管理的手機軟體,甚至連線框圖和操作介面都設計好了!(如果還有人有興趣,也歡迎跟我聯絡唷!)

我知道有些人習慣在收到名片的時候,順手在名片背後註記一些關鍵資訊(比方:相遇的場合、任職的產業別、有無共同的朋友等等),老實說,我覺得這是不錯的方式!但一來我不想破壞名片的美感(我連書都捨不得畫線了,自然也沒有在名片上頭註記的習慣),二來在這個數位時代,這種方式總還是感覺有些許的不便。

雖然App還沒開發成功,倒是讓我找到一個簡單又方便的方法。自從我這樣做之後,再也不曾發生在關鍵時刻找不到聯絡資訊的事情了!


寫封信,留下數位足跡


好了,就不賣關子了!其實,我的名片管理方法很簡單,就是收到名片的當天,無論再累再忙,我都盡量寫一封簡短扼要的問候信給對方。上面不但載明相遇的場合和機緣,也有彼此的聯絡方式和關鍵資訊。

這封信該寫些什麼?
✔ 和新朋友相識的機緣、場合。
✔ 簡單的自我介紹,記得附上聯絡方式。
✔ 希望未來能夠保持聯繫,以便可跟對方請益。

這不但是一種職場的禮儀,也是透過寫信的方式加深自己與這位新朋友的印象。當然更重要的是因為留下了「數位足跡」,之後便「有跡可尋」。

拜Google大神所賜,現在的搜尋技術實在太方便也太強大了!只要我的Gmail永保安康,名片管理這個難解的習題自然也就迎刃而解了。

親愛的上班族朋友,您還在為做好名片管理而煩惱嗎?要不要來試試我這個留下「數位足跡」的方法呢!省下買名片掃瞄機或App的錢,還可以跟朋友喝杯咖啡聯絡一下感情唷!


★ 圖片來源:unsplash-logoGeraldine Lewa

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留言

  1. 一整天工作完回家,累的像條狗一樣,您居然還有精力寫mail,厲害。

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